« Ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Cet adage, cher à Léonard de Vinci, n’a jamais été aussi contemporain. Notre société mute, les règles changent à vive allure et la survie d’une entreprise dépend de sa capacité à anticiper et intégrer ces changements. La recherche, le traitement, la diffusion et l’exploitation de renseignements sur l’environnement réglementaire deviennent donc indispensables : il s’agit de maintenir l’activité dans la légalité du ou des pays dans lesquels l’entreprise évolue. Quel dispositif de veille pour répondre à cet enjeu ?
Le dispositif comporte :
Un processus de collecte qui permet de trouver les renseignements auprès des organismes sources : administration gouvernementale, instances européennes, entreprises spécialisées… sans omettre d’information.
Une phase de tri et d’analyse qui détermine rapidement parmi les éléments recueillis ceux applicables à l’entreprise ainsi que leur impact sur les différents organes et services à chaque niveau de l’organisation … et les restitue dans un concentré explicite et exploitable.
Un flux de circulation de l’information optimisé par lequel chaque collaborateur de l’entreprise devra recevoir des informations ciblées, précises et adaptées à son environnement de travail (clients, partenaires, administrations, produits, matières, etc.), ses missions, son service… et uniquement celles-là.
L’élaboration et la mise en œuvre d’un tel dispositif adapté à la taille et à la culture de l’entreprise est un exercice délicat. Bien-sûr, il convient tout d’abord de mettre en place les mécanismes permettant de conduire efficacement les différentes étapes du processus. Mais pour être effective, la veille devra également être animée de manière à capter les informations sélectionnées et analysées pour les réorienter vers les personnes impactées. L’animateur devra aussi solliciter le cas échéant des experts pour expliciter les points de loi ou encore définir la meilleure façon de décliner une obligation.
Bien organisée, l’entreprise pourra se placer en amont du changement et s’intéresser aux lois et réglements en projets. Elle gardera donc une longueur d’avance et pourra anticiper leurs répercussions avant même la parution des textes. Elle pourra aussi se positionner vis-à-vis de l’autorité émettrice pour faire valoir son expertise et participer aux discussions sur le contenu. Ainsi, l’entreprise devient proactive en contribuant au développement d’une réglementation plus concertée et mieux adaptée à ses préoccupations opérationnelles.