Lorsqu’une fonction est externalisée, c’est-à-dire confiée à un prestataire extérieur, la décision procède généralement d’une réflexion plus stratégique sur le cœur de métier, les activités qui apportent un avantage concurrentiel et la flexibilité. Aujourd’hui, avec le développement des nouvelles technologies, l’externalisation des achats s’élargit de plus en plus avec toujours pour objectif la réduction des coûts. Il y a de moins en moins de limites sur les volumes et les typologies d’achats à externaliser. La démarche commence à toucher la production alors qu’elle était limitée jusqu’ici aux achats hors-production.
L’externalisation du processus achat/approvisionnement peut être partiel ou total car les entreprises ne souhaitent pas toujours en confier la totalité à un prestataire. Il est important de préciser que l’acte d’achat est rarement complètement externalisable, ce qui justifie l’emploi dans notre étude du terme externalisation de la «gestion » des achats. En effet, l’identification du besoin est une étape du processus achat qu’il semble difficile de confier intégralement à un prestataire extérieur même si celui-ci peut y participer.
Horisis Conseil propose depuis 4 ans des prestations d’achats externalisés pour un grand groupe du secteur énergétique sur les segments informatiques industriels et maintenance informatique, dans un contexte de sites industriels fortement automatisés et sécurisés. By VU, Directeur de la mission, nous en dit davantage sur la mise en place et le déroulement de cette démarche.
Quels sont précisément les différents types d’achats concernés par le périmètre de la mission « Informatique Industrielle » ?
L’informatique Industrielle est divisée en 4 types :
– la Prestation Intellectuelle porte sur toutes les prestations pour renforcer les équipes en place ou pour leur apporter une expertise/savoir complémentaire afin de concevoir et mettre en œuvre les projets, superviser les développements en cours, suivre les recettes des installations sur les différents sites…
– les Equipements Industriels portent sur l’achat de matériel spécifique à l’informatique industrielle. Ces contrats cadre doivent être suffisamment complet tout en étant souple pour couvrir l’ensemble des besoins et répondre à l’évolution technologique
– la Maintenance Industrielle permet de mettre en place les services de télémaintenance et d’organiser les maintenances préventives, curatives, et évolutives en tenant compte de la criticité des installations. De manière générale, une maintenance de niveau 1 existe au sein des sites du Client et des KPI sont définis pour la mesure des délais d’intervention.
– les Services Informatiques regroupent des prestations plus vastes incluant des prestations intellectuelles, de la maintenance et des équipements.
Quels sont les étapes indispensables, préalable à la mise en place d’une prestation externalisée de gestion des achats ?
Il convient d’établir un « état des lieux » du périmètre. Pour ce faire, nous préconisons de rencontrer l’ensemble des acteurs (acheteur, décideurs achats, prescripteurs…) afin de mieux appréhender les interactions et leurs besoins de chacun. Ensuite il est important de s’approprier l’ensemble du processus achat du client avec les outils et formats type du Client. Ces éléments permettent d’avoir une visibilité sur la charge de travail, le dimensionnement et le fonctionnement de l’équipe avec le Client (matrice responsabilité, circuit des livrables, nomenclature des activités…).
Quelles sont les compétences ou les atouts mis en avant par Horisis Conseil sur cette mission ? Pour quelles tâches ?
Nous avons mis en place une bibliothèque de format adaptée au processus du Client avec des jalons clés de validation, permettant de réaliser l’ensemble des prestations depuis la revue du besoin jusqu’à l’enclenchement du marché ainsi que le suivi des marchés en cours de réalisation. Nous avons dimensionné une équipe travaillant avec une sens relationnel important en front office et une méthodologie et un sens analytique nécessaire en back office.
Comment se matérialise la relation avec le client ?
Nous sommes au quotidien en relation avec les Prescripteurs Techniques compte tenu des marchés à suivre et ceux à lancer. Toutefois nous avons mis en place des points mensuels avec les responsables techniques et commerciales afin de maintenir la visibilité sur le travail réalisé et à réaliser par l’ensemble des acteurs (Horisis, Prescripteurs, valideurs, décideurs…).
Quel type de retour peut être attendu par l’entreprise dans le cadre de ce type de démarche ?
Outre les gains sur achats que nous réalisons, le Client dispose de l’ensemble des documents liés à son processus achat avec un regard externe qui l’alerte sur certains points de vigilance. Ces points sont développés et présentés au Client afin de nourrir la réflexion et établir des actions concrètes.
Quel est le processus que vous avez défini, pour garantir au client une maitrise totale de la qualité de la prestation ?
Une réunion hebdomadaire interne permet de partager l’expérience de chacun et de définir les améliorations rapides à mettre en œuvre. Par ailleurs, nous avons mis en place une planification de l’ensemble des activités à réaliser compte tenu de la visibilité donnée lors des points mensuels et un contrôle de l’avancement via un circuit de vérification des livrables. Il garantit au Client la qualité des documents remis pour validation.
Quelles sont, selon vous, les limites de l’externalisation ?
L’externalisation n’est possible que si la situation est la plus stabilisée possible. Les conditions peuvent être de plusieurs ordres : organisation du client, visibilité des besoins, processus achat.