Ces dernières années, la façon dont les projets des entreprises prennent forme a évolué comme les techniques d’information et de communication que nous utilisons dans notre vie professionnelle et personnelle. Les équipes projets peuvent aujourd’hui, facilement et efficacement communiquer de façon asynchrone. Les équipes deviennent virtuelles. Les progrès de la technologie de vidéoconférence, de partage des applications, ont permis aux membres d’un projet d’être rassemblés depuis n’importe où, indépendamment de leur emplacement, tout en minimisant les coûts.
Les objectifs principaux de la communication au sein de l’équipe projet sont d’apporter à chacun des intervenants, l’information qui lui est nécessaire pour réaliser les activités permettant de garantir la réussite du projet. Bien utilisée, ces techniques permettent aussi de développer des synergies pour accroître l’efficacité des acteurs et d’entretenir l’esprit d’équipe et la motivation au sein d’un projet.
Si les projets industriels ont généralement toujours un objet physique qui nécessite une coordination sur le lieu même (comme un projet de construction), ils ont également beaucoup plus de partenaires virtuels qu’avant (concepteurs, fabricants hors site,…).
Alors que tous les projets ont pour impératif commun de mettre en place une communication efficace, les besoins en informations et les méthodes de diffusion varient considérablement. La planification des communications doit être inscrite dans la planification globale du projet.
Pour obtenir une communication efficace, il convient donc d’évaluer au plus tôt dans le projet :
– Les relations de responsabilités entre les parties prenantes et l’organisation en charge du projet,
– Les différentes disciplines, services, spécialités impliquées dans le projet,
– Leur implantation géographique et la mobilité associée des acteurs du projet,
– Les besoins en information externe (médias, administrations, riverains,…)
Dans le cadre d’un projet impliquant de nombreux acteurs, il est recommandé d’établir, en début de projet, un Plan de Communication, appelé aussi parfois, « Plan de Management de Communication », pour faciliter la communication pendant le projet.
Le plan de communication
Le Plan de Communication est un document qui présente :
– Les méthodes utilisées pour collecter et conserver les différents types d’informations. Les procédures doivent également préciser les modalités de collectes et de diffusion des mises à jour et des corrections apportées à des documents déjà diffusés.
– Les destinataires de l’information en fonction de la nature de celles-ci (rapport d’avancement, agendas, données techniques,…), les méthodes de diffusion utilisées et les diffuseurs de ces informations.
– Une description de l’information à diffuser (format, contenu, degré de détail, conventions à utiliser,…),
– Les calendriers d’émission qui précisent à quel moment, chaque type d’information est émis
– Les outils pour accéder à l’information entre deux émissions prévues
– Une méthode de mise à jour et d’évaluation du plan de communication pour une éventuelle redéfinition en cours de projet.
Choisir les bons outils
L’obtention d’une communication de projet efficace passe par le choix des outils et de ses supports adaptés. Pour ce faire, plusieurs points sont à prendre en compte :
– L’urgence du besoin d’information : le succès du projet dépend-t-il d’une information mis à jour en temps réel, ou les rapports écrits régulier suffisent-ils ?
– Les technologies disponibles : les technologies déjà en place suffisent-elles pour communiquer ou est-il nécessaire de mettre en place de nouveaux moyens de communication (intranet, logiciel de téléconférence,…) ?
– Le niveau de qualification des parties prenantes du projet : les systèmes de communication proposés sont-ils compatibles avec l’expérience ou le niveau de compétences des participants ?
– La durée du projet : dans le cas de projets longs, il convient de s’interroger sur les évolutions de technologie et de mise à jour nécessaire en cours de projet.
De plus, une des particularités du fonctionnement en mode projet est l’interdisciplinarité des équipes constituées. Il peut en résulter une difficulté à faire communiquer des personnes ayants des normes différentes, un vocabulaire spécifique. Le responsable de projet devra donc aider les contributeurs à dépasser les phénomènes parasites qui pourraient gêner la communication.
Le rôle des différents acteurs dans la communication de projet
La direction de projet : elle s’attache généralement à l’avancement global du projet, à la maîtrise des risques majeurs, aux respects des délais et des coûts, ainsi qu’aux obstacles potentiels intervenant éventuellement au cours du projet.
Les instances de pilotage : elles regroupent les différents responsables du projet. Chaque responsable récolte régulièrement les informations auprès de son équipe, à l’écrit ou à l’oral. Ils se réunissent au cours des comités de pilotage pour faire un point global sur l’avancement du projet et les difficultés importantes rencontrées. C’est dans ces instances que se prennent les décisions quand à d’éventuelle mesures correctives. Il adopte une communication synthétique destinée à la direction.
Le comité de pilotage communique aux responsables des équipes, les comptes rendus des décisions prises. Des points réguliers sont organisés pour évaluer l’impact des décisions prises sur les interactions entre les équipes et permettent de leur donner une visibilité qu’ils n’ont pas, sur l’avancement global, sur les difficultés apparues dans d’autres équipes et pouvant les impacter.
Les acteurs de projet de type MOA ou MOE : Constamment amenés à communiquer entre eux, ils doivent s’assurer de la compatibilité de leurs méthodes de travail, des solutions fonctionnelles et techniques utilisées. Une communication efficace entre ces deux parties, permet d’anticiper les difficultés rencontrées et de trouver rapidement des réponses ou des solutions pour y répondre.
Les acteurs de type fonctionnel et technique : la relation de communication entre ces acteurs est primordiale. Les premiers rédigent les études et les expressions de besoin nécessaire pour répondre aux objectifs du projet. Les seconds rédigent les cahiers des charges qui correspondent à la réponse en termes de développement technique du projet.
Les gestionnaires de projet doivent donc réfléchir en amont à la façon dont les membres des équipes communiquent, pour sélectionner et utiliser les moyens de communication les plus appropriés en fonction de la nature des messages transmis.
Les obstacles et risques de la communication projet.
On observe généralement 4 phénomènes principaux qui font obstacle à la communication dans les organisations projets :
– L’égocentrisme : Tout ce qui se passe est construit autour de moi
– Le désengagement : « J’ai terminé donc c’est terminé », lorsqu’une solution est trouvée est n’est pas forcément communiquée.
– La compétition : Réactions contre l’organisation. Les comportements sont centrés sur la réussite personnelle plutôt que sur la réussite du projet
– La rétention d’information : Elle est souvent involontaire. Elle traduit la difficulté qui existe à ne pas s’approprier une information pour la porter.
Capitaliser les succès à chaque étape du projet
Souvent oublié dans l’urgence des projets, sachez féliciter vos équipes à chaque jalon important. Communiquer sur les réussites permet de donner ou rétablir la confiance à l’équipe, d’augmenter la motivation et ainsi, d’améliorer la performance du projet pour les phases à venir.